Gewährleistungsmanagement bei Deka Immobilien
Kaum ein Bauprojekt kann frei von Mängeln übergeben werden. Darum ist ein gut organisiertes Gewährleistungsmanagement im Laufe der ersten Lebensjahre einer Immobilie umso wichtiger. Gemeinsam mit der ProFM Facility & Project Management GmbH hat die Deka Immobilien aus Frankfurt am Main einen guten Weg gefunden, den gestiegenen Anforderungen an das komplexe Thema Gewährleistungsmanagement zu begegnen. Claus Mink, Geschäftsführer bei ProFM sprach mit Dieter Stopfer, Technisches Asset Management, von der Deka darüber, wie es gelingt, dem angestrebten Bausoll von 100 % näher zu kommen und das finanzielle Risiko zu begrenzen.
Lieber Herr Stopfer, welche Herausforderungen sind Ihrer Einschätzung nach mit dem Thema Gewährleistungsmanagement verknüpft?
Herr Stopfer: Eine besondere Herausforderung sind im Zuge der zunehmenden Vernetzung und Automation zweifelsohne die immer komplexeren Regelsysteme. Damit einher geht der steigende Technologisierungsgrad bei den versorgungstechnischen Anlagen. Diese Problematik wird durch das sinkende Know-how auf den Baustellen nicht selten noch weiter verschärft. Und natürlich tut der hohe Zeitdruck sein Übriges dazu.
Welche Risiken ergeben sich daraus für Ihre Bauvorhaben?
Herr Stopfer: Wir haben in der Vergangenheit beobachten müssen, dass die Abnahmequalität kontinuierlich absinkt. Immer häufiger hatten wir es in der Folge mit störungsanfälligen Anlagen oder mit Systemen zu tun, die nicht optimal oder gar nicht funktionieren. Verständlicherweise ärgert das die Mieter. Besonders schwierig gestaltet sich dann in aller Regel, wer für die Beseitigung der Mängel in Verantwortung gezogen werden muss. Denn aufgrund der Umkehr der Beweislast nach der Abnahme, gibt es meist keine Chance, für gravierende Themen den Bauträger in die Pflicht zu nehmen.
Warum machte aus Ihrer Sicht die Einbindung eines externen Partners Sinn?
Herr Stopfer: Weil sich ein externer Partner voll und ganz auf das komplexe Thema Gewährleistung konzentrieren kann und das notwendige Know-how über alle Gewerke hinweg mitbringt. Wir sprechen hier immerhin von Rohbau, Ausbau, Abdichtung, Fassade, Heizung, Lüftung, Klima und Kälte sowie natürlich auch von der Gebäudeautomation, Elektro usw. Neben dem Fachwissen spielen aber gerade auch Erfahrungswerte eine entscheidende Rolle. Diese sind notwendig um sämtliche Mängel überhaupt erkennen, korrekt benennen und aufnehmen zu können und schließlich deren Beseitigung durchzusetzen. Zu guter Letzt bringen unsere Partner auch das notwendige Verhandlungsgeschick mit. Da sind natürlich auch juristische Aspekte relevant.
Wie sind Sie in diesem Zusammenhang auf die ProFM aufmerksam geworden?
Herr Stopfer: Tatsächlich war die ProFM bereits in einem internen Projekt mit dem Gebäudemanagement beauftragt worden. Dort spielten die Kollegen eine maßgebende Rolle in einem wichtigen Schiedsverfahren und bewiesen ein hohes, technisches Verständnis und sehr gutes, diplomatisches Geschick. Die bisherigen Projekte verliefen stets erfolgreich. Aus diesem Grunde haben
wir uns entschieden, mit der ProFM auch im Bereich Gewährleistungsmanagement zusammen-zuarbeiten.
Wie gestaltete sich die gemeinsame Arbeit? Worin lagen die Schwerpunkte?
Herr Stopfer: Die Arbeit startete gleich mit großen Herausforderungen – zu einem Zeitpunkt, an dem die Gebäudeautomation noch nicht vollständig abgeschlossen war. Die Kollegen der ProFM legten gleich den Finger in die Wunde: So fehlte eine regeltechnische Abstimmung zwischen der Gebäude-und Fernwärmestation. Zudem wurden hydraulische Probleme bei der Heizkühldecke als Teil des Heizungs- und Kältesystems festgestellt. Im Zuge der Abnahme wurden schließlich die Notwendigkeit einer hydraulischen Nachprüfung der RLT-Anlagen deutlich. Darüber hinaus sorgten stark verzögerte Signalübertragungszeiten im Bus-System für eine verspätete Reaktion der Verschattung. Ich könnte hier weitere Punkte aufzählen, aber ich denke es wird deutlich, wie goldrichtig wir lagen, einen erfahrenen Dienstleister an unsere Seite zu holen. ProFM arbeitete sämtliche Punkte mit den zuständigen Errichterfirmen auf – bis hin zur Abstimmung mit den für die Abnahme verantwortlichen Sachverständigen. Dabei erarbeiteten die Kollegen der ProFM ein Prüfszenario für die Hydraulik- Bereiche, die sie dann mit allen Beteiligten abstimmten und umsetzten. Ähnlich ging das Team bei Einzelthemen vor. Schlussendlich konnten das Prüfszenarios durchgeführt und die festgestellten Fehler, wie die verzögerten Reaktionszeiten im Bussystem, beseitigt werden. Weitere Messungen in der Lüftung sowie der Heiz- und Kühlsysteme stellten die Funktionstüchtigkeit der Systeme unter Beweis.
Inwieweit hat sich die Zusammenarbeit mit der ProFM aus Ihrer Sicht gelohnt?
Herr Stopfer: Fakt ist, dass die ProFM-Spezialisten z.B. Probleme in den Bereichen Heizung, Lüftung, Kälte und Regelungstechnik aufspüren und beseitigen konnten. Das führte letztendlich zu einer Optimierung der gebäudetechnischen Anlagen. Davon profitieren wir und die Mieter. Das zeigt allein die Tatsache, dass sich die Zufriedenheit unter den Mietern der Liegenschaft signifikant verbessert hat.
Worin lag Ihrer Ansicht nach der Grund für den Erfolg der Zusammenarbeit?
Herr Stopfer: Ich denke, Basis für den Erfolg ist der erweiterte Ansatz der ProFM. Hier werden Mängel eben nicht nur verwaltet, sondern Dank des Fachwissens auch die ursächlichen Fehler erkannt und verständlich erklärt. Auf diese Weise konnten kritische Themen schnell und vor allem auch zielgerichtet beseitigt werden. Einen wichtigen Aspekt möchte ich hier herausgreifen: Aus meiner Sicht ist auch der Coaching-Ansatz ein wichtiger Erfolgsfaktor des ProFM-Teams. Denn dieser sorgt dafür, dass niemand auf der Strecke bleibt und sichert die Unterstützung der Errichter und aller anderen Beteiligten gleichermaßen.
Was werden Sie aus den Projekterfahrungen für die Zukunft ableiten?
Herr Stopfer: Wir haben mit ProFM einen Partner gefunden, der durch seine weiteren, angebotenen Leistungsbausteine wie das Übergangs- oder Inbetriebnahmemanagement ein idealer Partner für den Übergangsbereich vom Bau zum Betrieb ist. Mit den Erfahrungen aus den – mittlerweile ja nun schon drei erfolgreichen Projekten – steht für uns fest, dass wir auch zukünftig auf die Leistungen der ProFM zurückgreifen werden.
Aufgaben im Gewährleistungsmanagement:
- Koordination und Steuerung der Gewährleistungsanzeigeprozesse
- Einführung des Gewährleistungsmanagement -Tools mms inkl. Einweisung und Schulung
- Fachtechnische und vertragliche Bewertung der aufgenommenen Mängel einschließlich Abstimmung und Ablehnung bzw. Aufbereitung zur Anzeige an den Generalunternehmer
- Organisation und Durchführung von regelmäßigen Arbeitsgesprächen mit den Errichtern bzw. dessen Erfüllungsgehilfen im Rahmen des Coaching-Ansatzes
- Organisation und Durchführung von Regelterminen inkl. Dokumentation zur Abstimmung kritischer Themenpunkte, etwa strittige Mängel
- technischer Support und Coaching des FM Teams bzw. der Errichter bei komplexen Mangelthemen
- Erstellung einer monatlichen Auswertung „Gewährleistungsmängel“
- Vor-Ort-Begehungen zur Mängelidentifikation und Dokumentation im mms-System
- Abstimmung von juristischen Themenpunkten
- Erstprüfung von GLT-Datensicherungen auf augenscheinliche Vollständigkeit
- Durchführung von technischen Prüfungen, z.B.:
- Thermographie z.B. der Heiz- und Kühldecken
- Messen von Volumenströmen (Heizung, Kälte und Lüftung)
- Überprüfung von hydraulischen Themen (Heizung, Kälte und Lüftung)
- Energetische bzw. ingenieurtechnische Beurteilung von Anlagenauslegungen
- Überprüfung von regelungstechnischen Konzepten inkl. Überprüfung vor Ort
- Konzeptionelle Überprüfung von Netzwerken bzw. Bus-Strukturen