kfh Immobilien Management GmbH profitiert von mms
Mängelmanagement via Tabellenkalkulationsprogramm – das war bei der kfh Immobilien Management GmbH mit Sitz in Bielefeld über lange Zeit fester Bestandteil des Tagesgeschäfts. Dieses Vorgehen funktionierte so lange, bis die Zahl an Neubauten im Portfolio immer mehr zunahm und das Mängelmanagement entsprechend größere Ausmaße annahm. Die zusätzlich steigende Anzahl an Einzelgewerksvergaben mit bis zu 20 beteiligten Gewährleistungsgebern an einem Objekt machte schließlich ein Umdenken erforderlich. Die kfh entschied sich mit mms für eine zeitgemäße Lösung für ihr Mängelmanagement.
Die 2001 gegründete kfh Immobilien Management GmbH verwaltet zusammen mit ihrer Tochter, der „Gemak GmbH“, rund 18.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten in ganz Deutschland. Sie bietet dabei sämtliche Leistungen der Immobilienbewirtschaftung an. Ihre Kunden schätzen die professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Das Unternehmen legte von Anfang an großen Wert auf eine möglichst umfassende Digitalisierung sämtlicher Prozesse.
Ineffizientes Mängelmanagement
Im Mängelmanagement setzte die kfh jedoch lange Zeit auf ein Tabellenkalkulationsprogramm. Grund war der fehlende Bedarf: Als Unternehmen mit Fokus auf die Bestandsverwaltung spielte das Mängelmanagement eine eher untergeordnete Rolle. Lediglich bei Modernisierungen kamen Dokumentationsbücher in Tabellenform zum Einsatz, in denen die Mitarbeitenden die jeweiligen Vorgänge erfassten.
Trotz bestehender Vorlagen führten die Mitarbeitenden ihre Tabellen dabei unterschiedlich, fügten selbstständig Spalten ein und veränderten die Listen nach ihren Bedürfnissen. Auf diese Weise war kein einheitliches Erscheinungsbild gegeben. Darüber hinaus ließen sich Informationen nur in begrenzter Detailtiefe abbilden: Wie ist ein Gewerk aufgestellt? Wer ist der Gewährleistungsgeber? Dies machte häufig weitere Recherchen erforderlich. All diese Faktoren führten zu zusätzlichen, zeitaufwändigen Kontrollen und Nachbesserungen, bevor die Unterlagen schließlich an den Kunden gingen.
Über die Zeit nahm die Zahl an Neubauten im Portfolio der kfh immer weiter zu; die Bedeutung des Mängelmanagements wuchs. Einzelgewerksvergaben erhöhten den Komplexitätsgrad zusätzlich: Bis zu 20 Gewährleistungsgeber arbeiteten zeitgleich an einem Objekt. Die ineffiziente und fehleranfällige manuelle Mängel-Dokumentation über Tabellen stieß endgültig an ihre Grenzen.
Zeitgemäße Lösung überzeugt Mitarbeiter
und Kunden
Die kfh suchte nach einer zeitgemäßen Lösung für ihr Mängelmanagement und wurde schließlich beim Tool mms der ProFM Facility & Project Management GmbH fündig. „Aufgrund eines ähnlichen Hintergrundes unserer beiden Unternehmen hatten wir direkt das Gefühl mit unserem Anliegen verstanden zu werden. Wir haben auf Augenhöhe kommuniziert“, berichtet kfh-Geschäftsführer Guido Krüger.
Die Produkteinführung verlief unkompliziert. Zunächst kam mms bei zwei Objekten zum Einsatz. Dann stiegen die Verantwortlichen auf beiden Seiten in eine Feedbackrunde ein und setzten gemeinsam Anpassungen um. Nach der Pilotphase baute die kfh die Nutzung immer stärker aus, hinterlegte mehr Prozessstrukturen und wies Verantwortlichkeiten zu. Zudem begannen die kfh mit der Erstellung eines Prozesshandbuches. Inzwischen kommt das Mängelmanagementsystem bei der Betreuung von 20 Objekten zum Einsatz.
Geschäftsleitung kfh: Guido Krüger und Alexander Hensiek
Aufgrund der großen Nutzerfreundlichkeit nahmen die Mitarbeiter mms dankbar an: „Die Bedienbarkeit ist absolut einleuchtend und das Tool durchgehend einfach strukturiert“, so Guido Krüger. Die Mitarbeiter arbeiten schneller, was die Prozessgeschwindigkeit insgesamt erhöht. Auf einen Blick ist ersichtlich, wer der passende Gewährleistungsgeber ist; zeitaufwändige Recherchen entfallen. Während von der Mängelfeststellung bis zur Mängelmeldung in der Vergangenheit etwa 15 Minuten vergingen, benötigen die Mitarbeitenden nun noch rund 3 Minuten. Auch die Dokumentation geht jetzt wesentlich schneller von der Hand und hat eine höhere Qualität.
Die Kunden gaben ebenfalls positive Rückmeldungen: Sie erhalten nun unmittelbaren Einblick in die Vorgänge, erkennen Fortschritte und können direkt Fragen stellen. Auch die einheitliche Optik konnte überzeugen und schafft nach Meinung von Guido Krüger einen angenehmen Wiedererkennungseffekt.
Fazit
Nach seinen Erfahrungen mit mms rät Guido Krüger anderen Unternehmen von vornherein auf Tabellenkalkulationsprogramme im Mängelmanagement zu verzichten: „Die Arbeit mit mms ist wesentlich effizienter und die Dokumentation und Kundeneinbindung ist viel einfacher.“ Die kfh plant nun ihr digitalisiertes Mängelmanagement noch stärker auszubauen und unter anderem die Gewährleistungsgeber noch stärker in die Prozesse einzubinden.
